Hoofd Gebruikersondersteuning & ICT Business Partner | SAP S/4HANA

• Departement: Universiteitsdienst Mens en Organisatie; Financiën
• Functieklasse: A+
• Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met 19-09-2025

• Situeert zich naast het Hoofd Financieel Beheer en het Hoofd Financiële Planning & Analyse en rapporteert aan de Directeur Financiën. Zij vormen samen het leiderschapsteam van functiedomein Financiën. Het functiedomein Financiën stelt zich op als partner voor het universiteitsbestuur, de faculteiten en de universiteitsdiensten in het financiële beheer van de universitaire middelen. Ze staan in voor het voorbereiden en implementeren van een beleidskader dat de financiële middelen van de UGent verhoogt, correct en betrouwbaar inzet en de instelling, de faculteiten, opleidingen en onderzoeksgroepen een financieel duurzame toekomst biedt.
• Is eindverantwoordelijke voor de servicecluster Gebruikersondersteuning & ICT Business Partner. Deze servicecluster zorgt er door het aanbieden van een helder informatie- en documentatieplatform en door een helpdeskfunctie dat de reglementen, procedures en richtlijnen voor het financieel beheer van de universitaire middelen gekend zijn doorheen de organisatie. Voor de collega's van het functiedomein ICT is het Hoofd het aanspreekpunt voor het aanbieden en verder ontwikkelen van de financiële IT-platformen (SAP S/4HANA); het Hoofd zorgt ervoor dat de gebruikersnoden gekend zijn en gebruikt die als basis voor de samenwerking met het functiedomein ICT.
• Coacht een team van een drietal medewerkers

• Informatie- en documentatiebeheer, opleidingen, helpdesk (interne communicatie)

• Instaan als eerste aanspreekpunt voor een degelijke, professionele en efficiënte ondersteuning van de eindgebruikers door middel van een bereikbare helpdesk (telefonisch en per mail), het onderhouden en up-to-date houden van de gebruikersinformatie, het opleiden van nieuwe en bestaande gebruikers in het gebruik van financiële toepassingen (opleidingen, infosessies, nieuwsbrieven, ...)
• ICT Business Partner voor financiële toepassingen

• Eindgebruikers van financiële toepassingen in hun dagdagelijkse werking ondersteunen door als liaison op te treden met ICT (i.e. aanleveren van business informatie vanuit probleemstellingen en vraagstukken van de eindgebruikers).
• Business Partner voor IT-projecten die aansluiten bij financiële processen (actief lid van projectteam)
• Verantwoordelijk voor het testen, en de coördinatie, van de verschillende financiële toepassingen bij upgrades en opzet van nieuwe functionaliteiten.
• Ondersteuning van het functiedomein Financiën in haar dagdagelijkse taken door middel van adequate analyse van issues, daar waar mogelijk deze issues zelf oplossen zo niet deze escaleren naar IT om dan uiteindelijk de geïmplementeerde oplossing te testen en te beoordelen.
• Databeheer en -rapportering

• Verzamelen en ter beschikking stellen van data uit de verschillende financiële toepassingen ter ondersteuning van beleidsbeslissingen, controles door interne en externe toezichthoudende organen.
• Het valideren van de financiële data die gebruikt wordt in allerhande toepassingen.

• Je hebt een grondige kennis van SAP S/4HANA; kennis van de basisbeginselen van coderen (ABAP) is een pluspunt.
• Je hebt een grondige kennis van de courante Office-pakketten, incl. de samenwerkingsplatformen MS Teams en MS Sharepoint.
• Je hebt kennis van algemene financieel-economische en/of boekhoudkundige principes, bijvoorbeeld vanuit een masterstudie in een economische richting of vanuit ervaring in een financiële functie.
• Je hebt leidinggevende ervaring of het potentieel om daarin te groeien.
• Je hebt ervaring met het opzetten en geven van vormingen/opleidingen zowel voor kleine als grotere groepen.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en kan je vlot uiten in het Engels.
• Je hebt ervaring in veranderingstrajecten en het bouwen van teams, relevant voor je bijdrage aan de uitrol van een nieuwe universiteitsbrede werkstructuur en de processen daarbinnen

• Als persoon koppel je je passie voor cijfers aan een analytisch inzicht
• Als collega leg je vanuit jouw expertise vlot contact met diverse andere financiële én niet-financiële profielen, alsook met technische en niet-technische profielen.
• Als leidinggevende en coach stuur je mensen aan via een open communicatie, je inspireert en enthousiasmeert
• Als eerste aanspreekpunt ben je beschikbaar (soms ook buiten de normale werkuren), ben je op verschillende manieren en momenten bereikbaar, wendbaar en stressbestendig (voor uiteenlopende en snel wijzigende issues)
• Als early adopter word je geïnspireerd door nieuwe technologieën en toepassingen

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform 'benefits at work' en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Universiteit Gent