Administratief Manager voor het Studentensecretariaat

IFAMU-Brusafe

  • Haren, Brussel
  • Vast
  • Voltijds
  • 2 dagen geleden
Het Instituut voor Opleiding in Dringende Medische Hulpverlening van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (IODMH BHG) is het enige opleidingscentrum voor hulpverleners-ambulanciers (HV-A) van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.Het maakt deel uit van Safe.brussels, de Gewestelijke School voor Veiligheids-, Preventie- en Hulpverleningsberoepen, die naast IODMH ook de Brusselse Brandweerschool (C.F.P.B.), de Gewestelijke en Intercommunale Politieopleiding (E.R.I.P.) en de veiligheids- en preventieafdelingen van de Gewestelijke School voor Openbaar Bestuur (E.R.A.P.) omvat.
  • Pool 1: opleiding van ambulanciers (basisopleiding, permanente vorming en vijfjaarlijkse herkwalificatie) actief in het Brussels Gewest;
  • Pool 2: aanvullende opleidingen op vraag van onze hoofdpartners: DBDMH Brussel, Rode Kruis en Defensie;
  • Pool 3: externe opleidingen binnen de specifieke competentiedomeinen van ons opleidingsinstituut.
Alle opleidingen worden in de twee landstalen aangeboden.In deze functie ben U het administratieve aanspreekpunt voor de opleidingen georganiseerd door het Instituut. De niet-uitputtende taken zijn:Organisatie van de opleidingen :
  • Opleidingen plannen met partners en andere scholen;
  • Leslokalen, administratief materiaal en catering reserveren;
  • Instructeurs identificeren en inzetten op basis van een algemene lijst;
  • Afwezigheden beheren en aanwezigheid van instructeurs aanpassen;
  • Communicatie verzorgen (via e-mail en/of telefoon) met kandidaten en instructeurs.
Documentbeheer en administratieve opvolging :
  • Documentaire opvolging van de opleidingen (inschrijvingsdossiers, aanwezigheden, examens, aanwezigheids- of slaagattesten);
  • Alle informatie centraliseren en updaten in de daarvoor bestemde systemen (beheersoftware, elektronische archivering, papieren dossiers);
  • Organisatie en opvolging van de administratieve aspecten van de stages.
Onthaal en partnerinterface :
  • Eerste aanspreekpunt zijn voor partners (ambulancediensten, instructeurs, studenten, publiek);
  • Onthaal verzorgen aan het studentensecretariaat, in de klaslokalen en occasioneel bij instructeurs en kandidaten.
Transversale ondersteuning aan het IFAMU-team :
  • Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan teamleden met respect voor vertrouwelijkheid;
  • Administratieve of logistieke ondersteuning bieden aan de pedagogische en wetenschappelijke cellen;
  • Meewerken aan de voorbereiding en opvolging van administratieve dossiers (op vraag van directie, pedagoog of boekhouder);
  • Bijdragen aan de actualisering van cursusinhoud en verspreiding ervan aan kandidaten en instructeurs;
  • In samenwerking met de directie statistieken en standaardrapporten opstellen voor intern gebruik of voor partners.
  • Je beschikt over een diploma hoger onderwijs, richting secretariaat of administratief beheer;
  • Een professionele ervaring van 2 jaar in een secretariaatsfunctie is wenselijk.
Gevraagde competenties :
  • U bent tweetalig Nederlands-Frans en vlot in beide talen, zowel mondeling als schriftelijk;
  • U beheerst de courante kantoorsoftware: Word (opmaak), Excel (gegevensinvoer en opmaak), PowerPoint (opmaak) en basis digitale tools (internet, sociale media, enz.);
  • U bent vertrouwd met een plannings- of bedrijfsbeheertool;
  • U bent flexibel, service- en resultaatgericht en houdt ervan om problemen op te lossen;
  • U bent een teamspeler, georganiseerd, sociaal en methodisch;
  • U toont empathie en initiatief;
  • U beschikt over goede schrijfvaardigheden.
  • Een dynamische werkomgeving ;
  • Een voltijds contract van bepaalde duur van één jaar, gevolgd door een contract van onbepaalde duur bij een gunstige evaluatie;
  • Een aantrekkelijk salaris op basis van onze baremaschaal, met mogelijkheid om relevante anciënniteit voor de functie te valoriseren;
  • Thuiswerk is bespreekbaar;
  • Eindejaarspremie en dubbel vakantiegeld;
  • 20 dagen wettelijk jaarlijks verlof;
  • 15 extra-legale verlofdagen pro rata van de maandelijkse prestaties;
  • Eén extra verlofdag op 15 november;
  • Verlof tijdens de sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar (feestdagen die in het weekend vallen, worden tijdens deze week gecompenseerd);
  • Een maaltijdcheque per gewerkte dag met een nominale waarde van €8; de werknemersbijdrage wordt bepaald volgens de geldende wetgeving (momenteel: €1,09);
  • De werknemer krijgt de kans om een Selor-examen Frans-Nederlands :
  • niveau 9.2 elementair (mondeling en schriftelijk) af te leggen, dat bij slagen recht geeft op een jaarlijkse ge ndexeerde tweetaligheidspremie van €2.400,00 bruto;
  • Een hospitalisatieverzekering voor één aangeslotene in een gemeenschappelijke kamer via de DBDMH;
  • Tussenkomst in de vervoerskosten (wettelijk gedeelte).
Gewone werkplaats: Haren

StepStone