HR Admin Officer - Direct Dialogue
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Sous la supervision directe de la Direct Dialogue manager, vous travaillez en étroite collaboration avec les team leaders néerlandophone et francophone de l'équipe. Sous la supervision fonctionnelle de la Head of administration unit pour la gestion contractuelle et administrative, vous collaborez également très étroitement avec l'unité d'administration pour le siège.RESPONSABILITES PRINCIPALESGestion RH, contractuelle et administrative (45%)Assurer le traitement et le suivi efficient de tous les aspects et questions contractuelles et administratives de l'équipe Direct Dialogue (contrats, bénéfices, salaires, absences, …), en collaboration étroite avec l'administration unit :Suivre les Décisions d'engagement (DE) pour nouveaux employés ou changementsAssurer la création et la mise à jour des dossiers des employés et vérifier la conformité des informationsEtablir les contrats, les avenants ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrièreAssurer le briefing en termes de contrat, d'assurances, … à tout nouvel employé de l'équipeVérifier et encoder les prestations en préparation au paiement mensuel des salairesGarantir un accompagnement administratif des employés tout au long du cycle de vie administratif chez MSF et de l'application des politiques MSF liés aux employésSuivre l'application administrative des fins de contratAgir comme personne de référence pour les questions et aspects RH pour l'équipe Direct Dialogue, en collaboration et support à la manager Direct Dialogue et aux team leaders :Participer à l'amélioration continue des procédures et politiques relatives aux matières RH liées à la fonctionSoutenir le suivi HR de cas spécifiques dans l'équipeCollaborer avec les référents HR HQ et l'administration unit, et selon les besoins, avec la Legal unit, Safeguarding unit, …Attraction, acquisition et rétention des talents (45%)Participer activement à l'élaboration, la mise en œuvre et l'amélioration de la stratégie et des activités d'attraction, d'acquisition et de marque employeur de l'équipe de Direct Dialogue, en collaboration avec la manager Direct Dialogue et les team leader :Innover en proposant et en testant de nouvelles stratégies d'attraction et de recrutementIdentifier et publier sur différents canaux, en améliorant et monitorant leur utilisationDévelopper et mettre en œuvre des processus de recrutement qualitatifs et transparentsRéceptionner et traiter les candidatures, contacter les candidats, préparer et participer aux étapes de sélection et feedbacks avec les team leaders et/ou superviseurs, vérifier les références, ...Identifier, implémenter et utiliser un Applicant Tracking System (ATS)Développer la collaboration avec l'unité de recrutement et d'autres unités en Communications et FundraisingSoutenir et participer au HR capacity planning de l'équipe, à la rédaction et révision des job description et rôles des différentes fonctions dans l'équipeAnalyser, monitorer, évaluer et adapter la stratégie et les activitésParticiper activement à l'élaboration, la mise en œuvre et l'amélioration de la stratégie RH pour améliorer la rétention du personnel, leur satisfaction et l'évolution des fonctions et des activités, en collaboration avec la manager Direct Dialogue et les team leaderSoutenir et participer à l'onboarding, l'induction, les formations et le développement des membres de l'équipeSoutenir et participer au développement et l'amélioration des processus et des activités d'évaluation, de feedback process et/ou d'exit interviewsParticipation et support à l'équipe (10%)Participer et contribuer activement aux réunions et activités d'équipe et de départementSuivre et soutenir la gestion du stock et des commandes de matériel et d'outils de promotion nécessairesAssurer et préparer les documents, le matériel et les accès nécessaires pour tout nouveau membreSoutenir l'amélioration du management des informations, connaissances et processus de l'équipe (IKM)PREREQUISEducation & ExpérienceDiplôme en Gestion des Ressources Humaines, en Droit, ou en Sciences du travail, ou équivalent par expérienceExpérience de minimum 3 ans dans la gestion des Ressources Humaines, notamment en gestion de contrat de travail et assuranceExpérience en attraction et acquisition de talentsExpérience dans le développement et la mise en place de stratégies RHExpérience dans l'utilisation de systèmes RH et/ou d'ATS est un atoutExpérience en RH dans l'associatif, une NGO ou MSF est un atoutExpérience en Direct Dialogue est un plusCompétencesConnaissance et/ou expertise en législation sociale belgeConnaissance et/ou expertise en Employer Branding et en Marketing digital RH est un atoutSolide organisation, avec des compétences administratives et de planification et un souci prononcé du détailOrienté résultat, structure, qualité et solution; vision stratégiqueProactif, indépendant et axé sur le travail d'équipeExcellentes compétences diplomatiques, de communication et de négociationTrès flexible, soutenant et résistant au stressExpérience dans la collecte, l'analyse et la production de rapports de donnéesIntérêt et motivation à travailler pour une organisation humanitaire internationale, et plus particulièrement Médecins Sans FrontièresLanguesTrès bonne maîtrise du néerlandais (oral et écrit)Bonne maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit)AutreÊtre disposé à se déplacer occasionnellement partout en Belgique et à participer de manière exceptionnelle à des activités en dehors des jours et heures de travail prévues (soirée, week-end)Etre en possession d'un permis de conduire B et avoir accès à une voiture est un atoutCONDITIONSDate d'entrée en fonction prévue : Octobre - Novembre 2025Lieu: Bruxelles (Belgique)Type de contrat: Contrat à durée indéterminée - Temps plein - travail à domicile possible maximum 40 % par semaine selon la politique de MSF (2 jours par semaine) * Salaire selon la grille du siège de la MSF-OCB
- Chèques-repas - Assurance hospitalisation (DKV) - Plan de pension - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun