Receptionist

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen die onze site bezoeken. Je maakt – indien nodig – de bezoekers wegwijs waar ze moeten zijn, bijvoorbeeld chauffeurs waar ze hun materiaal dienen te leveren of technische partners die de ingang van de technische dienst nog niet weten zitten.
• Je beantwoordt binnenkomende vragen telefonisch en schakelt indien gewenst door naar de relevante persoon intern (InAttend)
• Je beheert onze meeting rooms in Outlook. Je regelt eventuele benodigdheden zoals het voorzien van een flipchart, lunch of drankjes.
• Je verzamelt kleding en andere benodigdheden voor nieuwe medewerkers zodat zij een vlotte start hebben
• Je beheert de voorraad achter de receptie zodat we voldoende materiaal hebben voor onze medewerkers (schriftjes, drinkbussen, pennen, etc.). Je bestelt tijdig nieuwe voorraden indien nodig.
• Je organiseert en distribueert post en pakjes die binnen komen. Daarnaast coördineer jij met onze koerierdienst om materiaal tussen de sites te verplaatsen.
• Je sorteert de werkbonnen van productie zodat zij hiermee verder kunnen.
• Je communiceert met externe leveranciers zoals de externe kuisploeg, Selecta voor onze automaten, etc.

• Je hebt ervaring in een gelijkaardige rol als receptionist(e) of office manager
• Je bent communicatief sterk en spreekt vloeiend Nederlands, Engels en idealiter ook Frans. Andere Europese talen zijn een plus.
• Je wordt omschreven als servicegericht en proactief.
• Je hebt ervaring met Microsoft 365 Office pakket, in het bijzonder Outlook.
• Je bent een echte duizendpoot die graag een afwisselende job heeft waarbij je kan schakelen tussen het sociale, administratieve en organiserende aspect.
• Je bent vriendelijk en vindt het ook fijn om een babbeltje te slaan met mensen.

DS Smith