Operational Assistant
- Aalter, Oost-Vlaanderen
- Vast
- Voltijds
- Ondersteuning van de operationele afdeling:
- Opstellen van prekwalificatiedossiers en beantwoorden van RFI’s (Request for Information)
- Opladen van offertes en ophalen van RFQ’s (Request for Quotation) via diverse platforms
- Administratieve ondersteuning bij de projectdossiers: aanmaken in Sharepoint, opvolgen van handtekeningen, verzenden van offertes, verwerken van offerte- en projectgegevens in Salesforce, aanmaken van klantgegevens in het eigen ERP-systeem,…
- Assistentie bij de personeelsplanning van het intern en extern personeel
- Opstellen van commerciële referentiefiches
- Ondersteuning van extern personeel:
- Communicatie met onderaannemers over de operationele planning en personeelsbehoeften
- Opvolging van A1-, Limosa-documenten en Checkin@Work.
- Beheer van onderaannemingscontracten in samenwerking met de projectverantwoordelijken en dienst aankoop
- Ondersteuning van intern personeel:
- Opvolging van certificaten voor technische en veiligheidsopleidingen (zoals BA4/BA5) en deze opladen in diverse klantenportalen
- Beheer en opvolging van wettelijke vereisten en documenten (zoals Checkin@Work, detachering, …)
- Controleren van tijds- en afwezigheidsregistraties van het intern personeel
- Communicatie naar het intern personeel over de wekelijkse operationele planning
- Halfjaarlijkse coördinatie van de bandenwissel voor SPIE- utilitaire voertuigen
- Je beschikt over een bachelordiploma Office Management/ Meertalige bedrijfsorganisatie of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt een eerste werkervaring opgebouwd in een gelijkaardige ondersteunende functie, bij voorkeur bij industriële klanten.
- Je bent vlot met MS Office en leert vlot nieuwe IT-systemen aan.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.
- Je werkt proactief, nauwkeurig, zelfstandig en bent communicatief sterk.
- Duurzaamheid is onze SPIEcialiteit