Management Assistant facilities

Konvert

  • Vlaams Brabant
  • Vast
  • Voltijds
  • 12 dagen geleden
Voor een gekende winkelketen met hoofdkantoor regio Zemst is Konvert op zoek naar een Management Assistant.Als Management Assistant van het regionale Real Estate team in Zemst ondersteun en assisteer je, samen met je collega, de managers Constructie en Expansie bij het vastgoedmanagement van alle winkels in jouw regio. Hierin ligt de nadruk vooral op de administratieve opvolging en afhandeling.Je bent het aanspreekpunt voor de winkels bij herstellingen aan de winkelpanden. Dit kan gaan van een blokkerende deur tot een lek in het dak. Je volgt deze herstellingen op van A tot Z en bent verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling ervan. Dit houdt in:
- Het contacteren van leveranciers/servicedienst en bevragen van beschikbaarheden
- Het inplannen van de herstellingen
- Het financieel afhandelen van de facturen
Je biedt ondersteuning aan verschillende managers bij lopende vastgoedprojecten.
Je voert voorbereidende administratieve taken uit en staat hierbij in nauw contact met verschillende interne en externe stakeholders. Dit mag je heel breed zien: gaande van de winkelfilialen tot aannemers en overheidsinstanties.Ben jij de geknipte persoon voor dit veelzijdig takenpakket? Bezorg ons dan zeker jouw CV!
  • Je behaalde een bachelordiploma of hebt ervaring binnen een allround administratieve job
  • Kennis in de vastgoedwereld is zeker geen must. Veel belangrijker is jouw goesting om er elke dag voor te gaan. De rest leer je on-the-job.
  • Je bent communicatief, leergierig en houdt van een dynamische werkomgeving
  • Je werkt zelfstandig, proactief, servicegericht en ben sterk in time management
  • De administratieve duizendpoot in jou houdt ervan efficiënt te werken en steeds de puntjes op de i te zetten
  • Je hebt aan twee woorden genoeg om te begrijpen wat verwacht wordt en kan snel schakelen
  • Je kan vlot werken met het MS Office pakket
  • Je communiceert vlot in het Nederlands en kan je uitdrukken in het Frans en Engels
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren. Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern. Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren. Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren. Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...). Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken. Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren. Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...). Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren. Bouwt een netwerk uit van zakenrelaties en onderhoudt dit (immobiliënmakelaars, notarissen, projectontwikkelaars, aannemers, …). Domein: Commerciële gebouwen (winkels, uithangborden, ...)
  • Je ontvangt een competitief brutoloon, aangevuld met nog extra voordelen zoals groepsverzekering, premies,..
  • Maaltijdcheques van 8 euro/dag
  • 20 wettelijke vakantiedagen (op basis van de geleverde prestaties en tewerkstellingspercentage) aangevuld met extra bijkomende verlofdagen
  • Flexibele arbeidstijden en mogelijkheid tot thuiswerken
  • Werken in een internationale omgeving met de nodige stabiliteit en zekerheid
  • De mogelijkheid om je te blijven ontwikkelen via de Academy

Konvert